Claves de la transformación Agile

Si bien un gran número de compañías se han sumergido en la transformación de sus bases organizativas como consecuencia de procesos de transformación digital, no es fácil acometer la reestructuración tan profunda que exige la transformación Agile, la cual conlleva un cambio total de mentalidad (“mindset”) para adaptar su estructura organizativa al dinamismo exigido por su entorno.

Este proceso supone un reto complejo y depende de variables tan diversas como: sector al que pertenece la organización, tamaño, resultados económicos, entorno macroeconómico y político, tipología de clientes..., de manera que es necesario diseñar una transformación Agile “ad-hoc” que se adapte a las condiciones particulares de cada organización. No obstante, a partir de las implantaciones realizadas con éxito en múltiples organizaciones, pueden extraerse factores comunes que pueden servir de referencia. Los factores que generan mejoras reales en las organizaciones, así como una cultura empresarial más sana y exitosa son:

• LIDERAZGO
  La transformación Agile afecta transversalmente a las áreas fundamentales de la empresa: personas, procesos, estructura organizativa y tecnología, y por tanto a su estrategia. Para alcanzar el éxito en toda transformación, se requiere un liderazgo fuerte y sólido, alineado desde la alta dirección, que no sólo preste apoyo, sino que participe activamente e impulse el cambio.
  
  La mayor parte de las transformaciones Agile comienzan con la definición de los propósitos del equipo directivo que deben ser fundamentados y con los que todos sus miembros se sientan identificados. La motivación para el cambio no debe basarse en eliminar o solventar los elementos de la organización que causan problemas, sino que debe ir más allá, con una visión de futuro para posicionar a la compañía estratégicamente.

• ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
  Se hace necesario abordar una serie de cambios organizativos tanto en las áreas de sistemas y tecnologías de la Información, como en otras áreas del negocio.  En las organizaciones tradicionales las decisiones se toman en un ámbito restringido e interno. En sentido contrario, en las organizaciones ágiles se promueve el liderazgo compartido, dónde la toma de decisiones corresponde al propio equipo, invirtiéndose el rol del directivo, que actúa como facilitador. Se requiere:

                -   Revisar el modelo de Gobierno Corporativo, es decir, la estructura de reporte a lo largo de la organización, de forma que se simplifique y se eliminen niveles, así como racionalizar y hacer más eficiente la toma de decisiones.

                -   Crear nuevos roles: Agile Coach, Product Owner, Agile Teams agrupados en tribus, squads, guilds.. que extiendan el conocimiento en la organización.

                -   Redefinir responsabilidades según las prioridades estratégicas, creando equipos con mayor autonomía y menor dependencia de unidades centrales o corporativas.

                -   Facilitar la rápida formación de equipos orientados a proyecto y cliente.

• CAMBIO CULTURAL
  Es un elemento crítico en cualquier proceso de transformación Agile, ya se trate de una transformación integral o se planifique por fases.
  
  La nueva cultura empresarial debe potenciar formas de trabajo que fomenten el talento y la creatividad, además de generar un entorno de motivación y confianza. De igual forma, deben abordarse otros cambios que hagan de la organización una entidad más horizontal y participativa, menos jerárquica y burocrática.

• CADENA DE VALOR
  Es necesario identificar dentro de la organización los procesos que forman parte de la cadena de valor, entendiendo cómo se transforman las entradas en salidas y cómo se añade valor a lo largo de los mismos. Para mejorar la visibilidad y transparencia en la cadena de valor se requiere:

                -   Flujo continuo a través de la eliminación de obstáculos y tiempos de espera, que permita mantener un ritmo de trabajo ágil y constante.

                -   Gestión visual de las actividades que se desarrollan en los procesos mediante tableros tipo Kanban de objetivos, cambios y mejoras.

                -   Herramientas de análisis de procesos como: SIPOC, VSM, etc.

Para analizar los resultados es imprescindible establecer un sistema de métricas (KPI’s), que facilitará la toma de decisiones, implementar las mejoras oportunas, acortar las entregas e incrementar la calidad. 

• PERSONAS
  La actitud de las personas constituye el eje fundamental del cambio. Debe ser positiva, colaborativa, autocrítica, con deseo de mejora continua y totalmente enfocada en aportar valor al cliente.
  
  La empresa debe hacer una evaluación de sus empleados para identificar los perfiles que requieren actualización a través de planes de formación personalizados, así como iniciar el proceso de captación de los nuevos perfiles que se necesiten.
  
  Abordar estos procesos de cambio requiere un plan a medio-largo plazo y una gran capacidad de esfuerzo y confianza en el proyecto para no sucumbir ante los primeros resultados adversos. A cambio se obtendrá una mejora significativa en el compromiso de los empleados, la ratio de eficiencia, la rentabilidad y en el clima empresarial. De igual modo, los resultados influirán positivamente en la experiencia y fidelización del cliente.

• TECNOLOGÍA
  La tecnología soporta los servicios, plataformas y herramientas específicas de la organización. Permite agilizar procesos mediante su digitalización y automatización para proporcionar soluciones innovadoras adaptadas a los clientes. Por otra parte, permite acercar a los equipos, que cada vez con más frecuencia se encuentran distribuidos en diferentes zonas geográficas.
  
  Ejemplos a considerar son:

                -   Entornos en la nube (Cloud)

                -   Procesos de gestión automatizados (RPA – Robotic Process Automation)

                -   Empleo de marcos Agile para la implementación de las diferentes prácticas: Design Thinking, Devops, Scrum, Kanban, Lean IT, XP, etc.

                -   Herramientas de gestión y seguimiento como JIRA, Trello, etc.

Una vez revisados los factores clave para conseguir el éxito en la Transformación Agile de las organizaciones ¿cómo lo conseguimos?

                -   Apoyándonos en la experiencia de otras compañías que ya hayan atravesado una transformación Agile, así como en consultoras de estrategia especializadas que colaboran en el proceso de análisis y de implantación facilitando la consecución de objetivos.

                -   Realizando una primera aproximación a través de un piloto, que permita entender, adaptar y extender posteriormente lo aprendido al resto de las áreas,

                -   Preparando un adecuado programa de “assessment” y formación a medida, acompañado de un equipo de mentores/expertos como motor de la gestión del cambio.

El éxito de una organización tiene como claves la eliminación de barreras, la aceleración de la aportación de valor al cliente, así como el aprendizaje continuo y la capacidad de adaptación al cambio.