La digitalización: partners y clientes

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La digitalización: partners y clientes
Calendar29 enero 2018

Autor: Rafael Muñoz

Todos tenemos claro que la digitalización es un aspecto clave para las empresas y actualmente un importante número de ellas están muy focalizadas en su desarrollo. Todos aquellos procesos que dependen de la propia empresa son más fáciles de identificar, analizar y trabajar, pero existen importantes procesos que no solo dependen de la propia empresa, ya que existen procesos en la que la propio empresa puede ser un partner, ya sea como proveedores de algún servicio que presta, o cliente, al recibir un servicio que prestan terceros.

En estos casos, la mayor barrera es la coordinación entre equipos de trabajo de las dos empresas y que los tiempos y prioridades de los equipos que tienen que hacer los desarrollos coincidan. Un aspecto muy importante para avanzar de forma rápida será el negocio que entre ambas generen así como los beneficios que ambas consigan con la digitalización de sus procesos.

Evidentemente, tiene que existir un mínimo win to win, ya que de lo contrario será mucho más difícil sacar el proyecto adelante.

En muchas ocasiones, la digitalización de algunas tareas o procesos, pasa por acciones muy básicas y sencillas, como puede ser:

  • Intercambiar información con una determinada frecuencia o cuando se produzca algún cambio
  • Modificar formatos en la información intercambiada
  • Si hay varios interlocutores centralizar la información o que todos lo envíen por un mismo medio y/o formato
  • Facilitar información que está registrada en los sistemas de la empresa en un determinado orden
  • Enviar los entregables, como pueden ser los pdf, de tal forma que se puedan integrar en otros sistemas de forma ágil y sencilla
  • Utilización masiva de los medios digitales para la entrega de documentos (intranets, correo electrónico, portales, sFtp, etc.)

En algunos casos, tareas tediosas como la entrega de documentación física a los destinatarios finales, requiere importantes desarrollos internos en nuestros sistemas informáticos, por lo que es recomendable estudiar la posibilidad de externalizar esa tarea, a poder ser desde el proveedor o intermediario que nos la facilita, y con ello conseguiremos evitar una tarea manual que como tal aporta poco valor.

En el caso de la documentación digital, además de la rapidez en la distribución de la misma, esta siempre es fácilmente almacenable por el destinatario y se incrementa el nivel de confidencialidad de la misma al existir menos personas en el proceso.

Los datos que son tratados digitalmente, y los cuales también pueden ser muy sensibles, generan importantes sinergias y evitan errores, especialmente si hay tareas de grabación de los mismos, las cuales no aportan ningún valor añadido ya que lo único que se hace es pasarlas de un soporte a otro. Además de la integración de los datos de forma mecanizada, también es muy importante los controles y chequeos de la información, para garantizar que la calidad de la misma sea lo más elevada posible. En estos procesos, hay que incorporar a los empleados cuando hay que tomar decisiones o acciones que las máquinas no pueden hacer, y es entonces cuando el empleado aporta un valor real a la tarea y cuando este se siente importante.

Por todo ello, los procesos entre partners y clientes son tan importante o más como los de la propia empresa, y si invertimos en ellos la ganancia para todas las partes será muy importante y el vínculo colaborativo se verá altamente reforzado, generando una trabajo final de mayor calidad que podrá ser explotado de una forma mucho más óptima por el receptor del mismo, liberando recursos de trabajos que no aportan valor y dedicando estos recursos a acciones donde realmente añaden valor al servicio prestado.

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